1. Порядок формування справ для зберігання документів в організації
2. Основні правила формування справ для організації зберігання документів
3. Терміни зберігання кадрових документів в організації
4. Формування справи з наказами по особовому складу
5. Формування справи з особистими картками працівників для організації зберігання документів
6. Формування справи з договірними документами для організації зберігання
7. Правила архівування документів в організації
8. Правила зберігання документів в архівах організації
9. Правила знищення документів в організації
10. Архівне зберігання кадрових документів організації

Всі організації зобов'язані забезпечити належне зберігання кадрових документів. При цьому важливо дотримуватися встановлених термінів зберігання кадрової документації в організації. Як це правильно і функціонально організувати, розповімо в даній статті.

Згідно із законом, всі роботодавці повинні забезпечити належне зберігання кадрової документації (ч. 1 ст. 17 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації», далі - Закон про архівну справу ). Для цих цілей формуються справи.

Порядок формування справ для зберігання документів в організації

Кадрова документація формується в справи, як правила, з настанням нового календарного року відповідно до затвердженої в організації номенклатурою справ. Таке формування ведеться з метою забезпечення швидкого пошуку документів і підготовки їх до архівного зберігання.

При формуванні справ кадрова служба керується Основними правилами роботи архівів організації (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002) та Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документації архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затв. наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526 ).

Читайте також:

На сьогоднішній день ці два нормативні акти є чинними. Однак вони не є нормативними актами, обов'язковими для виконання, а носять лише рекомендаційний характер.

Основні правила формування справ для організації зберігання документів

Існує кілька правил формування справ кадрової документації

Правило 1. Кадрові документи формуються в справи відповідно до номенклатури справ організації.

Правило 2. Ведення справи починається з моменту підшивки в нього навіть одного документа.

Правило 3. Оформляється обкладинки справи.

На обкладинці зазначаються такі реквізити:

• повна назва організації;
• повне найменування структурного підрозділу;
• номер справи;
• заголовок справи;
• термін зберігання документів.

Правило 4. У справу підшиваються тільки виконані і оформлені документи.

Правило 5. У справу підшивається тільки один справжній екземпляр документа, за винятком ряду випадків.

Правило 6. У справу підшиваються документи, видані в одному календарному році.

Правило 7. У справі має бути не більше 250 аркушів, а його товщина не повинна перевищувати 4 сантиметрів.

Правила групування документів у справи

Читайте також:

Терміни зберігання кадрових документів в організації

З 13 березня 2016 року змінено термін зберігання документації по особовому складу. Тепер період зберігання такої документації становить 50 років, замість 75 років.

Зміни поширюються на всі архівні документи, що відображають трудові відносини працівника з роботодавцем (ст. 3 Закону про архівну справу ).

Документацію по особовому складу умовно можна розділити на чотири групи:

Група 1. Документи, пов'язані з комплектуванням штату організації.

Наприклад: трудовий договір (контракт), накази (розпорядження) про прийом на роботу, про призначення на посаду, особова картка працівника і т.д .;

Група 2. Документація, пов'язані з переміщення працівників в період трудової діяльності.

Серед них: угоди, накази (розпорядження) про переведення на іншу роботу, про суміщення професій (посад), про виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника і т.д .;

Група 3. Документи, пов'язані зі ставленням працівників до трудової діяльності.

Зокрема, накази (розпорядження) про заохочення, про встановлення надбавки до посадового окладу і т.д .;

Група 4. Документація, пов'язані з припиненням трудових відносин.

Як правило, це накази (розпорядження) про розірвання трудового договору.

Ще одна принципова нововведення: обчислення нового терміну зберігання починається з дня створення документів, а не з дати звільнення працівника, як було раніше.

Однак нові положення застосовуються не до всіх документів організації. Стосуються вони лише тієї документації по особовому складу, яка створена починаючи з 2003 р Для більш ранніх документів зберігається вимога про зберігання не менше 75 років (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закону № 43-ФЗ).

документації по особовому складу, що утворилися в зв'язку з проходженням громадянами федеральної державної служби, термін зберігання становить 75 років після припинення служби: військової, в органах внутрішніх справ, Слідчому комітеті і ін. (п. 3 ст. 22.1 Закону № 43-ФЗ).

Читайте також:

Формування справи з наказами по особовому складу

При формуванні справ з наказами по особовому складу враховуються терміни зберігання кадрових документів в організаціях:

• 50 (75) років (про них ми говорили в попередньому розділі);
• 5 років (накази про чергові і учбові відпустки, накладення дисциплінарного стягнення, короткострокових внутрішньоросійських відрядженнях).

З цієї причини формується два різних справи: накази по особовому складу з терміном зберігання 50 (75) років і накази по особовому складу з терміном зберігання 5 років.

Всередині справи накази підшиваються за номерами і датами. Якщо кількість підшитих листів в справі перевищує 250, то справа ділиться на томи (наприклад, том 1, том 2 і т.д.).

Якщо в організації видається велика кількість наказів, то їх можна підшивати в різні справи (наприклад, накази про прийом на роботу, накази про переведення, накази про звільнення і т.д.).

Формування справи з особистими картками працівників для організації зберігання документів

Особисті картки оформляються при працевлаштуванні працівників та ведуться протягом усього періоду їх трудової діяльності

Як правило, такі документи зберігаються у вигляді картотеки, розділені по структурним підрозділам, а всередині розділів - за алфавітом.

Після звільнення співробітника його особиста картка переміщується в справу «Особисті картки звільнених працівників».

Читайте також:

Формування справи з договірними документами для організації зберігання

Якщо в організації ведуться особисті справи співробітників, то трудові договори і угоди включаються до їх складу. В іншому випадку така документація формуються в окрему справу «Трудові договори, угоди з працівниками».

Після звільнення співробітника трудовий договір (угоди) вилучається зі справи і в алфавітному порядку підшивається в інша справа «Трудові договори звільнених працівників».

Правила архівування документів в організації

Як правило, зберігання кадрових документів здійснюється з метою задоволення соціально - правових запитів екс-працівників.

Так, виділяють дві стадії зберігання кадрових документів:

Стадія 1. Поточне зберігання (зберігання в діловодстві).

Стадія 2. Архівне зберігання (зберігання в архіві).

Якщо в організації немає архівного приміщення, то зберігання документів в двох стадіях здійснюється в кадровій службі.

Правила зберігання документів в архівах організації

З метою забезпечення збереження і цілісності кадрових документів необхідно дотримуватися певного режиму зберігання:

• приміщення повинно бути обладнане спеціальними шафами або сейфами, які будуть надійно замкнутися і опечатуватися;
• справи доцільно розміщувати на полицях відповідно до номенклатури справ;
• місце зберігання документів в приміщенні кадрової служби необхідно відокремити від тієї частини кабінету, де здійснюється роботи з відвідувачами.

Правила знищення документів в організації

Після того, як термін зберігання документів закінчився, або вони втратили практичні значення, документація підлягає знищенню. Для цих цілей проводиться експертиза цінності документів і на її підставі складається акт. У нього, як правило, переноситься інформація з обкладинок справ, відібраних до знищення. Підписується акт співробітником, що проводив експертизу, і на ньому ставиться відмітка про погодження з експертною комісією організації. Стверджується акт керівником організації.

Архівне зберігання кадрових документів організації

Передача кадрових документів в архів здійснюється на підставі експертизи їх цінності. Як правило, в архів передається оригінальна документація з довготривалим (понад 10 років) і постійним терміном зберігання. У виняткових випадках в архіві можуть зберігатися завірені копії документів. Документи приймаються до архівного зберігання відповідно до графіка.

Якщо організація не може забезпечити належне архівне зберігання кадрових документів, то допускається їх передачі в спеціальні установи. Так, муніципальні або державні архіви приймають кадрові документи на зберігання на підставі договору про надання послуг. Такі послуги надаються на платній або безоплатній основі. При передачі в архів кадрові документи повинні бути правильно оформлені і перебувати в належному фізичному стані.

Читайте по темі в електронному журналі "Довідник кадровика":